Fluxo de Caixa

O Fluxo de Caixa é uma ferramenta importante para guiar o empresário na jornada até o topo da montanha do Equilíbrio Financeiro.

Por quê?

Uma jornada para entender

Era final de 1976 e eu estava prestando vestibular, concorrendo para uma vaga no curso de Administração na Universidade Federal da Bahia.

Eu tinha um sonho: me formar, voltar para minha cidade do interior e trabalhar nas empresas de meu pai.

Desde os meus 11 anos de idade, eu vivia “me divertindo” na empresa e já me via ali, trabalhando.

Com essa idade eu aprendi a dirigir e aos 14 eu ajudava na entrega dos pedidos dos clientes.

De volta a 1976. Com 17 anos, depois das provas, eu soube que meu pai havia sofrido um grave acidente (as pessoas com quem eu vivia esconderam essa notícia de mim, até que eu terminasse as provas.)

Ao longo da vida, até esse dia terrível, ouvia muito meu pai falar em projetos para 10 anos. Eu acreditava que as empresas, fazendas, imóveis eram projetos de longo prazo, então daria tempo de me graduar e voltar para, junto com ele, gerenciar esses projetos.

Mas, o que essa história tem a ver com Fluxo de Caixa?

Na verdade, eu não sabia, só alguns anos mais tarde, que todos os negócios de meu pai eram baseados no empirismo, na intuição, com práticas amadoras, baseada na excessiva autoconfiança e no “tirocínio”, uma expressão que ele usava e que traduzia um dom, uma capacidade extraordinária de fazer negócio. Um empreendedorismo visceral, visionário, um verdadeiro “Dedo de Midas”.

Ele não fazia planejamento financeiro, tinha apenas registros mínimos das operações de vendas e contas a pagar. Como dinheiro não era problema, as contas que chegavam, tivessem ou não registradas, eram pagas.

Acontece que o acidente o incapacitou totalmente para o trabalho, para sempre, e o “império” que ele levou 14 anos para construir, se dissolveu, feito flocos de neve ao sol. Sendo assim, em 1980, quando me formei, não existia mais empresa para eu administrar. Então, o meu sonho de trabalhar nas empresas de meu pai, com ele, morreu.

Descobri muito tempo depois, já atuando como coach empresarial, que histórias como a minha existiam muitas (o dono de uma história semelhante à minha, inclusive, foi meu cliente).

Tenho observado que a prática do planejamento não é a melhor habilidade de muitos empresários e o planejamento financeiro está aí inserido.

Meu compromisso é apresentar a ferramenta Fluxo de Caixa de forma descomplicada para que você possa se apropriar desse conhecimento e aplicar de forma a aproveitar os benefícios que essa ferramenta pode trazer para a gestão do seu negócio. Afinal, não é o sabemos que transforma a condição de nossa empresa, mas o que fazemos com o que sabemos.

Quais os benefícios do fluxo de caixa?

Quer saber alguns dos grandes benefícios?

Domínio do seu dinheiro – afinal “o dinheiro é um excelente escravo, mas um péssimo patrão”.
Apoio à decisão – você tem dados e fatos nas mãos e tem condições de tomar a melhor decisão sobre investimentos, aquisições, compras, etc.
Economia de dinheiro em juros, multas por atraso de pagamentos
Dormir tranquilo.

O Fluxo de Caixa é uma poderosa ferramenta de acompanhamento das movimentações financeiras de um negócio.

Mas, antes de entrarmos no tema específico, é importante visitarmos alguns aspectos da gestão empresarial como um todo e a gestão financeira em particular.

Gestão empresarial e financeira

O Sebrae acompanha regularmente os índices de mortalidade precoce das empresas de pequeno porte. Em estudo realizado em outubro de 2016 apontou que um dos principais fatores que contribuem para a mortalidade das empresas, com menos de 5 anos, é o não acompanhamento de receitas e despesas.

Porém, a atenção com a saúde financeira de uma empresa, não é demanda só das pequenas empresas. Médias e grandes também devem dedicar atenção especial à gestão financeira, sobretudo considerando cenários de alta complexidade e rápidas mudanças como o que vivemos na atualidade.

Mas, será que conhecimento técnico específico em finanças é suficiente para assegurar a sobrevivência saudável de uma empresa?

Ainda no relatório do Sebrae, 3 aspectos estão na raiz das causas de mortalidade precoce:

Planejamento Prévio – plano de negócio antes de começar o negócio, planejamento financeiro como ferramenta para gestão cotidiana do negócio;
Gestão Empresarial – não apenas financeira, mas em todas as áreas do negócio;
Comportamento Empreendedor – ter as atitudes certas como empreendedor e um sistema de crenças alavancadoras.

Uma boa gestão financeira está atrelada ao sistema de crenças relacionadas ao dinheiro que o empreendedor traz e que impulsionam seus comportamentos. Afinal, problemas financeiros interferem em todas as áreas do negócio e da vida do empresário.

Os pilares para o enriquecimento

Segundo o professor Thomas Stanley, da Universidade do Estado da Georgia, EUA (mencionado por Bodo Schafer em seu livro O Caminho para a Liberdade Financeira), os quatro pilares que formam a base para o enriquecimento são:

Sonhos – o que você faria se tivesse tempo e dinheiro suficientes (vai perceber que muitos sonhos dependem de algum suporte financeiro);
Valores – O que realmente importa?
Metas – compromisso com a realização dos sonhos;
Estratégias – aquelas que o tornarão bem-sucedido na realização dos sonhos.

Mas, quais são as principais queixas que boa parte dos donos de negócios trazem?

Nos meus mais de 20 anos dedicados à consultoria, coaching e mentoria para empresários de pequeno porte (antes, 13 anos como empresária e antes ainda, 11 anos como profissional de finanças em empresa de grande porte), as queixas sempre giram em torno de:

Não tenho dinheiro para nada
Trabalho muito e não ganho dinheiro
Não sei o que é tirar férias
Minha vida é pagar conta
Meus funcionários ganham melhor que eu
Estou cansado de trabalhar, trabalhar e não ver resultado
Estou apenas sobrevivendo e olhe lá
Estou endividado e não sei como vou pagar minhas dívidas
Minha impressão é que não tenho lucro nenhum porque nunca sobra dinheiro
Minhas contas e a da empresa estão todas misturadas
Minha vida financeira pessoal está toda confusa….

É possível que você se identifique com uma ou mais queixas dessa lista.

Embora exista de um lado, um contingente de pequenos empresários, em situação como muitos se autodenominam “na correria”, “matando um leão por dia” (ou mais de um), sofrendo para honrar seus compromissos e nem sempre conseguindo, de outro, empresários em expansão de negócios, crescendo faturamento, abrindo filiais, lançando novos produtos e serviços.

Considerando que ambos os grupos vivem submetido às regras do mesmo ecossistema empresarial, teoricamente submetidos às mesmas oportunidades e ameaças, afinal o que efetivamente existe que influencia resultados tão distintos?

O que se pode inferir é que, em alguma medida, respeitadas as especificidades do segmento de negócio que cada empresa está, a fonte para a liberdade financeira está na combinação das três causas identificadas pelo Sebrae:

Planejamento Prévio
Gestão Empresarial
Comportamento Empreendedor

Entre a montanha das dificuldades financeiras e a montanha da liberdade financeira, existe um vale. Mas, para atravessar esse vale é necessário levar na “bagagem” mais que ferramentas (conhecimento), é preciso suporte de um guia (um consultor, seu time…) e “musculatura” para suportar a jornada (sonhos, valores, metas, estratégias).

Vamos então falar de FERRAMENTAS?

O que é Fluxo de Caixa?

Dentre as ferramentas, como disse antes, O Fluxo de Caixa é aquela que evidencia a movimentação financeira da empresa, entradas e saídas de dinheiro, para um período determinado.

Este fluxo é representado, por exemplo, por uma planilha (ou um software, aplicativo) que explicita, num período futuro determinado (uma semana, uma quinzena, um mês, etc), se a empresa passará por situações de déficit ou superávit de caixa. Isso então permite que o gestor possa tomar decisões antecipadamente sobre medidas de equacionamento desse fluxo, evitando assim prejuízos com custos financeiros desnecessários ou alavancando receitas financeiras por aplicações de excedentes.

Mas, por que essa ferramenta é tão importante?

Você aceitaria fazer uma trilha por uma montanha, pequena que seja, sem um guia ou sem saber nada sobre o trajeto, tipo de terreno, distâncias ou local de destino?

E como você aceita seguir a trilha do seu negócio sem um guia, um mapa, um GPS?

Sendo assim, o Fluxo de Caixa é o seu GPS. É o resumo do conhecimento que você precisa ter acerca das receitas a entrar e das despesas a sair. Dos valores, vencimentos, formas de recebimento ou pagamento, saldos bancários, etc.

É um relatório dinâmico que posiciona o empresário diante do mapa financeiro do seu negócio. Mostrando então, com antecedência, se o que tem para receber está “casando” com os pagamentos a vencer no mesmo período e que decisões devem ser tomadas em caso de superávit ou déficit de caixa previsto.

Você não precisa ser surpreendido com uma conta para pagar e um saldo insuficiente no banco.

Veja na figura abaixo, a imagem representativa de um Fluxo de Caixa

A equação básica é:

Receitas (-) Despesas (=) Saldo Do Período (+) Saldo Anterior (=) Saldo Final

A linha horizontal representa o período de tempo em estudo. A linha vertical, os valores monetários e os dados de entradas de caixa, as barras verdes e as saídas de caixa, as barras vermelhas. A linha azul representa a diferença entre entradas e saídas. Nesse exemplo a linha azul está na parte superior da linha do tempo, demonstrando um resultado positivo para o período.

Como elaborar um Fluxo de Caixa?

O Fluxo de Caixa, para ser realmente eficiente, demanda tarefas anteriores como o registro de todo e qualquer evento financeiro da empresa. Seja uma entrada ou saída de dinheiro. Requer também o acompanhamento cotidiano dos saldos de bancos em conformidade com os lançamentos financeiros realizados (conciliação bancária).

Pré-requisitos para um relatório (planilha) de fluxo de caixa:

PLANO DE CONTAS

O Plano de Contas é um conjunto de operações que representam a movimentação financeira de uma empresa, decorrente das suas atividades.

Na contabilidade, esse plano é uma elaboração de códigos e classificações utilizados para registrar as receitas e despesas. Ele deve ser detalhado até o nível de importância ou necessidade dos controles determinados pelo empresário.

Esse plano deve ter no mínimo dois níveis de classificação: Conta Gerencial, que representa o grupo de contas a que aquela conta em especial deverá ser classificada e Categoria de Conta que é o nível de identificação da conta individualmente.

O plano de contas não é um relatório, mas uma base organizada para classificação dos eventos financeiros (no regime de caixa, para uso da gestão financeira) e econômico (no regime de competência, utilizado pela contabilidade).

O plano de contas é a classificação padrão das contas que serão utilizadas quando da realização do Demonstrativo de Resultado (DRE), Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial.

O orçamento empresarial também utiliza as mesmas classificações padronizadas no Plano de contas.

Por ser a base para geração de tantos relatórios de performance empresarial, o plano de contas deve ser elaborado com muita cautela, observando todas as nuances do negócio e compatibilizado com os conceitos contábeis. Isso para que os relatórios financeiros e contábeis, embora apresentem resultados diferentes (por considerar distintamente o regime de caixa e competência), possam ser interpretados de forma coerente.

A título de ilustração, uma parte do Plano de Contas pode ser:

Despesas com pessoal

2.1 Remunerações diretas

2.1.1 Salários diretos

2.1.2 Bonificações

2.2 Encargos Trabalhistas

2.2.1 FGTS

2.2.2 INSS

2.3 Benefícios

2.3.1 Transporte

2.3.2 Alimentação

2.3.3 Seguro Saúde

Esse requisito é a base de todos os processos de gestão financeira e se aplica tanto se a empresa faz uso de um software de gestão (ERP) ou se usa planilhas.

MOVIMENTAÇÃO FINANCEIRA

O registro da movimentação financeira representa a evidência de todo evento financeiro, seja ele de entrada ou saída de dinheiro. É importante insistir que sem os registros fiéis das operações financeiras nenhum indicador será suficiente para ser usado como base para a tomada de decisões.

Todo e qualquer evento financeiro deve ser registrado com todas as informações agregadas, por exemplo: data do registro (emissão), data da efetivação do evento (seja de saída ou entrada), banco (ou caixa), modalidade de pagamento, valor, conta gerencial e categoria de conta, fornecedor/cliente, histórico.

Para efeito de uma boa previsão de fluxo de caixa, não só as contratações de produtos e serviços devem ser registradas à medida em que vão acontecendo, mas todos os eventos recorrentes devem ser registrados, mesmo que precisem de ajuste de valor nas suas respectivas datas de vencimento.

Exemplos de eventos recorrentes: aluguéis, energia, telefone, salários e encargos, prestações, parcelamentos, etc.

Esses dados sobre cada evento são cruciais para o agrupamento e filtros quando da montagem dos relatórios gerenciais.

CONCILIAÇÃO BANCÁRIA

A conciliação bancária é outro importante pré-requisito para elaboração do Fluxo de Caixa. Isso porque representa a exatidão e confirmação de que todos os registros estão compatíveis com os extratos bancários e que os saldos de caixa estão representando a realidade dos dados.

Os resultados dos saldos bancários (débitos e créditos) devem estar compatíveis com os lançamentos feitos na empresa, independente das ferramentas utilizadas (ERP ou planilha).

Agora estamos prontos para montar nossa planilha!

Modelo de Fluxo de Caixa

Um modelo em planilha poderia ser assim:

Uma vez definido o processo de elaboração do Fluxo de Caixa, a periodicidade, a responsabilidade, cabe ao gestor financeiro se apropriar dessa ferramenta e analisar os resultados.

A análise deve seguir uma certa sequência. Não tem um padrão único, mas eu começo sempre pelos saldos finais.

Em caso de excedente de caixa (superávit financeiro) eu avalio a possibilidade de uma aplicação financeira de curto prazo, se antevejo a necessidade desse recurso para uma data mais à frente. Mas, se não houver necessidade cogito a possibilidade de uma aplicação de mais longo prazo (às vezes a rentabilidade é maior) e assumo essa aplicação como reserva (posso denominar como reserva de Capital de Giro, Reserva para Verbas Rescisórias, ou outra de conveniência e necessidade da empresa).

Mas, se o resultado no saldo final for negativo, ou por “descasamento” das contas, ou por escassez de recursos mesmo, a primeira coisa que faço é negociar fornecedores ou prestadores de serviços, assumindo uma nova data de pagamento de acordo à disponibilidade do fluxo de caixa.

A antecipação de crédito de clientes também é uma alternativa. Se a empresa tem reservas, faço uso delas, se não há nem reserva e nem condições de negociar com credores, a opção por captar em bancos é a última dela.

Nesse caso, a melhor escolha será aquela que proporcionar o mais baixo custo financeiro.

Tendo tomado as decisões é hora de voltar aos registros da movimentação financeira (contas a pagar, contas a receber), fazer os ajustes e fazer outro demonstrativo com os novos resultados.

Qualquer que seja o cenário que se apresente, se conhecido com tempo suficiente para providências de equacionamento o resultado será sempre mais vantajoso para a empresa, mesmo que não seja possível custo zero com os ajustes.

“A personalidade empreendedora transforma a condição mais trivial em oportunidade”

A falta de um planejamento financeiro causa muitos danos para o gestor, sobretudo no quesito tranquilidade e paz de espírito. A maior missão do empreendedor é pensar o negócio, visualizar oportunidades e guiar o negócio para o destino desejado.

Como diz Michael Gerber, em seu livro o Mito do Empreendedor, “a personalidade empreendedora transforma a condição mais trivial em oportunidade”.

E mais: “o Empreendedor é o visionário que existe em nós. O Sonhador. A energia por trás de toda atividade humana. A imaginação que acende a centelha do futuro. O catalisador da mudança.”

Se o empreendedor está mergulhado no operacional, no processo de “correr atrás do prejuízo”, isso é o que ele vai encontrar e não o resultado, o lucro.

De outro lado, a prática do uso estratégico do Fluxo de Caixa vai proporcionar:

Domínio do dinheiro
Visão de longo prazo
Capacidade para aproveitar oportunidades de negócios
Tranquilidade para tomar decisões importantes baseado em dados e fatos
Segurança para investir e crescer
E sobretudo, um sono tranquilo, porque isso não tem preço.

Estar fora das estatísticas nefastas resultantes das pesquisas do Sebrae, requer responsabilidade e compromisso com a excelência na gestão.

Para isso, o empreendedor não deve apenas confiar nos seus instintos, intuições, “tirocínio” ou coisa semelhante. É preciso mais! É preciso profissionalizar sua atuação, se apropriar de conhecimento técnico-teórico e aplicar. Buscar cotidianamente a melhor forma de atuar porque, em última análise, a missão tática do empresário é gerenciar processos e pessoas e estrategicamente é estar com as mãos no timão, conduzindo o navio para o destino desejado e seguindo bons mapas.

Não está na hora de contar com ajuda para fazer essa travessia com segurança, método e conhecimento aplicado? O topo da montanha do Equilíbrio Financeiro está logo ali.

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