Gastos! O seu dinheiro está indo para o ralo? Confira como resolver!

Sem o domínio dos números de seu negócio, os gastos continuarão sugando todo seu dinheiro!

Como você identifica os gastos de sua empresa? A resposta é simples, é através da análise do Ponto de Equilíbrio. Afinal, é por meio dessa análise preliminar que você saberá se tem, ou não, domínio dos números da sua empresa!

Para isso, vamos ver aqui conceitos que te ajudarão a entender melhor para onde seu dinheiro está indo e ele não mais será sugado de você.
Com isso, nesse artigo você verá:

● Conceito de Gastos: despesas, custos e investimentos
● Onde estão os principais Custos Invisíveis: Estrutura Organizacional, Planejamento, Sistemas e Tecnologias, Gestão de Pessoas, Fluxo Produtivo.
E então, vamos entender mais sobre o assunto?

O que são gastos?

Os gastos a que nos referimos englobam todo e qualquer desembolso de dinheiro de uma empresa, independentemente de sua aplicação. Contudo, podem ser divididos em investimentos, custos e despesas, a depender de sua aplicação.

Além disso, as despesas, podem ser:

• Fixas: quando elas acontecem independente de venda ou produção
• Variáveis: quando estão relacionadas a vendas ou produção

Quando variáveis, podemos identificar os custos incorridos e estes podem ser diretos e indiretos. Assim, afetam os preços finais dos produtos ou serviços oferecidos aos consumidores.

Calma, não vamos dar uma aula sobre custos e despesas! O objetivo aqui é alertar para algumas situações que impactam os custos do produto ou serviço e que, muitas vezes, nem percebemos que estão acontecendo.

Sendo assim, quando percebemos que essas situações existem, nos resta agir, seja para corrigir, otimizar ou cortar completamente. Enfim, ajustar dentro das metas de vendas e lucros. Afinal, quem gosta de ver o dinheiro escorrendo pelo ralo?

Essas situações que impactam no resultado do negócio são o que chamamos de custos invisíveis.

Mas, se são invisíveis, como intervir? O que há sobre que não sabemos?

É a resposta dessas perguntas, que veremos agora!

Os custos invisíveis: por que são difíceis de identificar, medir, gerenciar e conter?

Meu objetivo é compartilhar algumas situações que podem ocorrer em qualquer empresa, que configuram custos invisíveis.

Sobre eles pouco ou nada fazemos. Mas, por quê? Primeiro por desconhecê-los, segundo porque o foco está nos indicadores formais, que aparecem em relatórios de performance empresarial, e não temos tempo e nem motivação para investigar outras possibilidades.

Sim, também é verdade que o gestor pode simplesmente não querer investigar os custos invisíveis. Afinal, uma intervenção pode requerer muito esforço, disciplina, foco, liderança forte e talvez ele não tenha tempo para isso ou acredite que o esforço não valha a pena. Isso porque o resultado não é facilmente quantificável, parecendo, e apenas parecendo, irrelevante.

Mas, quanto dinheiro em novos negócios um gestor poderia trazer para sua empresa se tivesse algumas horas a mais por semana, para se dedicar a assuntos estratégicos apenas pela melhoria nos processos de gestão ou produtivos?

Se a reflexão for apenas no campo das despesas, pode até parecer irrelevante. Mas se a redução ou eliminação de custos invisíveis possibilitar aumento de receitas, será que vale a pena dedicar algum esforço nesta avaliação?

Custos invisíveis, portanto, não estão na mesa no momento das reuniões estratégicas ou de avaliação de resultados. E por que eles são difíceis de identificar, medir, gerenciar e conter?

Custos invisíveis são reflexos de falhas em um ou mais sistemas organizacionais tais como estrutura organizacional, planejamento, sistemas e tecnologias, gestão de pessoas, fluxo produtivo ou liderança eficazes. Isso apenas para exemplificar os mais comuns e abrangentes.

Normalmente, tais custos são camuflados por:

• Pequenos erros de execução (afinal, errar é humano)
• Decisões tempestivas ou ações sem planejamento (não tenho tempo planejar, é melhor fazer logo)
• Procrastinação (afinal, para que fazer hoje o que pode ser deixado para amanhã?)

Isso só para citar alguns.

Então, como identificar que os gastos estão sugando meu dinheiro?

Se uma ou mais das situações a seguir acontecem em sua empresa, muito provavelmente você está perdendo dinheiro!

• Processos e fluxos de trabalho que, por não serem bem estruturados, precisam de excesso de controles, retrabalho ou duplicidade de trabalho;
• Equipamentos obsoletos que consomem muita energia ou que são difíceis de manusear;
• Softwares de automação de gestão que não atendem a operação em sua totalidade. Com isso, levam a controles complementares em planilhas ou outras soluções
• Pessoas sem o devido treinamento ou com perfil não adequado à função. Assim, acabam produzindo abaixo da capacidade ou necessidade da empresa (causando mais desmotivação e influência negativa ao redor, do que resultado);
• Layout das áreas de trabalho que não facilitam o fluxo do trabalho ou a comunicação entre as equipes;
• Falta de planejamento das atividades (levando a repetições, desperdícios e perda de recursos materiais);
• Reuniões sem planejamento, foco ou propósito (onde as pessoas não cumprem horário ou agenda);
• Decisões tardias;
• Pouca padronização;
• Muita exceção (muito “incêndio” e tarefas “para ontem”);

Sendo assim, esses custos e despesas corroem a capacidade financeira de uma empresa. Além disso, podem representar até 30% dos custos totais (segundo pesquisas – ANCHAM). Em uma comparação, funcionam como torneiras pingando, gota a gota, ininterruptamente, recursos econômicos ou financeiros, que vão para o ralo em algum canto do piso.

Viu como vale a pena observar e agir sobre os custos invisíveis? Mas, como identificar e, principalmente, resolver essa questão?

Para responder, te desafio a refletir sobre algumas situações reais que mostrarei a seguir.

Assim, para ser mais didático, vou separar em grandes grupos algumas possíveis situações. Isso então, facilita a sugestão de estratégias que podem fazer parte de discussões internas nas empresas, sempre com o objetivo de melhorar a performance geral do negócio, reduzindo os impactos negativos diretos sobre o lucro das empresas, como também os indiretos, camuflados em baixa produtividade e desperdícios até então, não mensuráveis.

Estou focando o resultado financeiro, mas sem desprestigiar um fator de suma importância para impulsionar a produtividade de qualquer empresa: a qualidade de vida no trabalho.

Assim, o primeiro segmento que vamos explorar é a Estrutura Organizacional.

Estrutura organizacional

Costumamos definir Estrutura Organizacional como a forma de organizar o fluxo produtivo de uma empresa (seja de produtos ou serviços). Sendo assim, as atividades são estruturadas segundo seus propósitos (objetivos estratégicos) e sinergia, com foco no melhor desempenho.

Essa organização também diz respeito às pessoas que vão desempenhar as tarefas e como todas elas serão coordenadas e supervisionadas (gestão de processos e pessoas).

Esse conceito passa também pelos aspectos de infraestrutura física (espaço e equipamentos), onde são agrupadas equipes de trabalho segundo conjunto de funções e tarefas.

Exemplos de estrutura organizacional e como isso impacta nos gastos

Empresa do setor de serviços

Esta empresa decidiu implementar um sistema de cobrança por perceber que, nos últimos meses, o índice de inadimplência aumentou.

Motivado pelo impacto no caixa decorrente da queda de receita, o gestor da área não planejou adequadamente como seria o processo para execução da tarefa (confiou na experiência anterior da pessoa selecionada) e também não reservou um espaço físico para acomodar mais uma estação de trabalho, junto aos demais colaboradores do setor financeiro.

Qual foi o resultado? O profissional operava com ociosidade de tempo. Ou seja, o volume de atividade, na verdade, não justificava uma pessoa exclusivamente para esta função. Além disso, o fato de estar fisicamente em outra área, dificultava a atuação dele em tarefas correlatas, em colaboração com colegas do setor.

Solução

Um dos custos invisíveis nesta situação é traduzido em baixa produtividade desse colaborador. O resultado é facilmente medido, multiplicando-se a remuneração total por hora, pelo número de horas que são perdidas por falta de atividade. Esse número fica mais dramático quando calculado para um ano.

Embora, aparentemente “caro”, o indicado nesse caso é uma reforma no layout do setor, para favorecer a sinergia entre as pessoas da mesma equipe. O investimento nessa reforma pode ter seu retorno medido e, certamente, será pago, pela redução de ociosidade e aumento na produtividade da equipe como um todo.

Além, claro, de ações supervisionadas de cobrança ao cliente, com maiores oportunidades de recuperação de recebíveis.

Empresa de equipamentos e serviços de instalação de ar-condicionado

Essa empresa decidiu colocar o setor de planejamento de instalação subordinado ao setor comercial.

O Setor Operacional, é responsável pela execução e alocação de recursos humanos para a instalação dos projetos. Para atender às demandas de modo satisfatório, o Setor Operacional depende do planejamento elaborado a partir das demandas dos clientes encaminhadas ao Setor Comercial, e em contrapartida, o Planejamento depende da agenda do Setor Operacional para confirmar os prazos com os clientes.

O que acontece com uma frequência preocupante é mudanças de agendas, envolvendo as duas áreas e com comprometimento para a satisfação do cliente, que invariavelmente, é convidado a participar de renegociações de prazos.

Outro evento frequente é a empresa assumir o custo de horas adicionais de serviço de implantação, sem repassar para o cliente, o que gera impacto direto na lucratividade do projeto e consequentemente na empresa como um todo.

Embora assumir esse custo adicional tenha o objetivo de compensar o desgaste do cliente com o não cumprimento dos prazos, nem sempre ele é atingido. Ou seja, além do projeto ficar mais caro para a empresa, o cliente fica insatisfeito por ter que esperar mais tempo para ter o serviço contratado, concluído.

Solução

Uma reavaliação da cooperação entre as duas áreas e a definição de um fluxo de processo de planejamento integrado onde fossem levantados os custos de instalação de forma mais assertiva, reduziria os custos não repassados, de homem/hora de implantação dos projetos, para os clientes e aumentaria a satisfação do cliente.

É possível que, nesse caso, a subordinação do setor de planejamento ao gestor operacional traga melhores resultados para o negócio e para o cliente.

Outro ponto onde os custos invisíveis acontecem é no Planejamento (ou na ausência dele).

Planejamento

O exercício de planejar em todas as áreas, exige disciplina para pensar e projetar no tempo e no espaço, todas as coisas importantes a fazer, quem deve se responsabilizar e que gastos/investimentos estarão envolvidos, dentre outros pontos.

Sendo assim, um bom planejamento começa com definições claras de objetivos.

Indagado sobre o porquê muitos empresários não fazem uso dessa ferramenta / estratégia tão importante, é por conta de acreditarem que:

• É difícil realizar;
• Consome tempo (e eles não dispõem de tempo);
• Ou que não funciona, porque em algum momento do passado tentaram e não deu certo.

Alguns acreditam que estando com a ideia na cabeça, é suficiente. Podem colocar “a mão na massa” que as coisas vão ocorrer bem.

Acontece que, dependendo da complexidade da tarefa, ou da criticidade em relação ao produto final e atendimento ao cliente, a falta de planejamento pode inviabilizar um projeto ou consumir todo o lucro de uma operação.

Como criar um planejamento e conter os gastos?

O primeiro passo para o desenvolvimento e crescimento de qualquer negócio é o planejamento. Desde aquele de nível estratégico (apoiados, por exemplo em ferramentas como o Balaced Score Card), onde os objetivos norteadores devem ser definidos pelo “board” das organizações, até os planos de ação mais operacionais, de preferência, seguindo as premissas descritas no modelo 5W2H:

• What (o que será feito?);
• Why (por que será feito?);
• Where (onde será feito?);
• When (quando?);
• Who (por quem será feito?);
• How (como será feito?);
• How much (quanto vai custar?).

Adotar uma metodologia que organize as ideias e oriente à ação, nos assegura que estamos cumprindo a jornada necessária para chegar ao destino desejado.

A falta de planejamento é um “ralo” permanente de perdas em tempo e recursos (financeiros, materiais e humanos), além de trazer em seu bojo um alto potencial de frustração pelos resultados não alcançados.

Começar a trabalhar com planejamento exigirá alto grau de disciplina e foco. Inicialmente pode parecer que não adianta porque as coisas, na prática, não acontecem como planejado, contudo, é a perseverança (treinamento) que vai fazer com que o aprendizado e os resultados, mesmo que pequenos, sejam encorajadores. Vai chegar um momento em que o hábito se instala e ninguém na empresa saberá operar sem um plano de ação que os oriente.

Os planos não devem ser vistos como “camisas de força” que vai limitar a liberdade do empresário ou de sua equipe. Ao contrário, é libertador! Pois em pouco tempo a percepção é de que se as coisas estão funcionando como planejado ou dentro de uma margem aceitável de realização, e sobra tempo para avaliar os resultados, ajustar o plano e o empresário pode dedicar energia ao que é estratégico, o que ajudar a produzir mais negócios para a empresa.

Sistemas e Tecnologias

Sistemas e Tecnologias são verdadeiras alavancas para o desenvolvimento de um negócio quando bem utilizadas.

Elas representam a adoção de ferramentas que têm como objetivo principal a padronização e automação de processos com utilização de softwares ou outras tecnologias que visam melhorar o registro das informações e consequentemente, gerar indicadores que apoiem:

• A tomada de decisões empresariais
• A comunicação
• O atendimento ao cliente
• Barateamento de custos fixos e até mesmo variáveis, normalmente medidos.

Outro propósito é aumentar a produtividade e qualidade do serviço ou produto, sem necessariamente aumentar o custo direto. O conceito é fazer cada vez mais com menos, dividir tarefas para multiplicar resultados.

Exemplos da implementação de sistemas e tecnologias

Pequena empresa de consultoria

Esta empresa decide investir num sistema de CRM capaz de automatizar o funil de vendas e registrar ações de follow up para prospects.

Sendo assim, o objetivo é manter um banco de oportunidades atualizados e com atividades previstas para cada prospecto, com objetivo de fechar negócios.

Entretanto, acontece que a empresa tem poucos consultores em seu quadro o que limita o volume de ações de prospecção.

Com isso, o número reduzido de oportunidades tornou trabalhoso o processo de registro no CRM. Em pouco tempo a ferramenta ficou desatualizada e sua manutenção sem sentido. O tempo gasto para alimentar a ferramenta era muito maior do que o necessário para fazer controles em simples planilhas. E a liderança sem avaliar a relação custo x benefício e sem analisar o processo comercial, matinha o custo da licença do software, com pagamentos mensais.

Solução

O que vai definir o perfil do software ou outra ferramenta de tecnologia a ser adquirida por uma empresa é o processo definido para execução das tarefas e a demanda por automatização.

Se os processos não estiverem bem “azeitados”, a tecnologia vai servir para potencializar os problemas e não ajudar a resolver questões ligadas a produtividade e qualidade.

É preciso estar claro que a desculpa de que o software é baratinho, não justifica o custo e a despesa. Qualquer recurso dispensado para a empresa, não utilizado é caro, não importa a ordem de grandeza desses gastos.

Liderança e a gestão de pessoas

É comum ouvirmos sobre o quanto os colaboradores são tidos como um patrimônio, dos mais importantes, para as empresas. Mas o quanto de verdade está contida nessa afirmação?

A Gestão de Pessoas é muito mais do que um departamento de pessoal e a Liderança, muito mais do que “mandar” num grupo de pessoas.

Um dos fatores de maior promoção de engajamento de equipes é uma liderança eficaz. E para ser assim entendida é importante que o líder adote comportamentos como os sugeridos pelas seis chaves impulsionadoras do desenvolvimento de uma equipe de alta performance. Essas chaves são:

• Liderança forte – todo colaborador precisa de um líder que aponte caminhos e seja firme na tomada de decisões;
• Objetivo comum – refere-se a propósitos corporativos bem definidos e alinhados.
• Regras do jogo bem definidas – qualquer jogador de futebol sabe o que fazer entre as 4 linhas do campo e um técnico sabe que não pode entrar no campo, ali é território dos jogadores.
• Plano de ação, uma vez que toda ação deve ter foco em resultado, é necessário definir previamente o que fazer, o porquê fazer, quando, como, a que custo/investimento e quem é responsável por cada etapa. Dominar esses aspectos é o mínimo que o líder precisa, para assegurar que os resultados esperados para a empresa sejam alcançados.
• Apoio na tomada de decisões – é uma chave que vai ajudar o líder a desenvolver uma equipe autogerenciável, criativa e disposta a influenciar por melhores práticas.
• Total envolvimento e comprometimento – é uma chave estratégica e visa envolver as pessoas da equipe nos propósitos empresariais. Uma prática que pode ser exercitada é o envolvimento das pessoas no processo de tomada de decisões. Afinal, quanto mais parte do processo da decisão, mais comprometido o funcionário fica com o resultado acordado. Decisões tipo “top down” tendem a produzir mais obediência e menos engajamento. E sendo assim, é muito comum ouvir dos empresários que quando eles se ausentam da empresa as coisas não acontecem como determinado.

Exemplos de impacto da liderança e gestão de pessoas

Durante cinco anos um gerente de fábrica foi mantido numa empresa industrial por ser uma pessoa de profundo conhecimento do processo produtivo e dos produtos. Ele era capaz de realizar as tarefas de qualquer operador, em qualquer fase do processo.

Sendo assim, a segurança, conhecimento e domínio impressionou muito o dono e também agradou aos clientes, sempre que por necessidade, ele explicava o processo.

Entretanto, esse gerente era arrogante, grosseiro, desagregador e, não raro, desrespeitava os colaboradores, causando grande insatisfação na equipe.

Com isso, ao longo do tempo, não se observava nem melhoria do desempenho das equipes e nem melhoria no clima da produção. Ao contrário, quando comparada, a produtividade dessa equipe era, em média, 50% menor que a média nacional (medido para o mesmo serviço e mesmo segmento de negócio), colaborando para um alto custo de produção com impacto direto na margem de lucro. Eram observados também, constantes prejuízos por quebra de peças, ou outros danos, o que demandava substituição precoce.

Assim, como não havia um sistema de meritocracia, nem os “bons feitos” e nem os “maus feitos” eram tratados. A falta de atitude e decisão do dono da empresa em relação a esse gerente, contaminou as demais áreas, imprimindo um espírito de ceticismo quanto ao sucesso a longo prazo dessa empresa.

O afastamento desse gerente, elevou o padrão de qualidade do clima da equipe de produção e ao mesmo tempo, reduziu o custo de salários e dessa decisão, emergiu um novo gerente, apoiado pelo próprio grupo.

Vemos então com esse exemplo, que cabe ao líder da empresa, em qualquer nível hierárquico da organização, estar atento aos indicadores de produtividade de suas equipes, mas sobretudo, nos índices de satisfação e qualidade de vida no trabalho.

Tais indicadores, se favoráveis, impulsionam a produtividade, impactando positivamente no lucro da empresa. O papel da liderança é fundamental para agregar a equipe e produzir os resultados desejados.

Fluxo produtivo: o que é?

Um importante aspecto para assegurar uma alta performance com alta produtividade e qualidade de vida no trabalho, está no Fluxo Produtivo. Vamos entender o fluxo produtivo como um engrenagem, onde os insumos entram através de “portas”, são processados e do outro lado saem os produtos acabados.

Essa ilustração demonstra que não basta que as máquinas sejam de última geração, mas que elas estejam dispostas, segundo o passo a passo do processo produtivo. Sendo assim, alguns aspectos são importantes observar:

• A produtividade de cada equipamento para não produzir gargalos;
• O padrão de qualidade de uma máquina, para não comprometer o padrão de qualidade da máquina que está na etapa seguinte do processo;
• Os pontos críticos do processo (há necessidade de backup de equipamentos?).
• Devem também ser observadas questões ligadas a iluminação, temperatura do ambiente e roupas adequadas para os operadores.

Todas essas e muitas outras questões não devem ser negligenciadas. Afinal, em muitas delas existem oportunidades claras de desperdício e gastos que, por não serem medidos (custos invisíveis), impactam o custo total da operação.

Tenho ouvido empresários argumentarem que não conseguem alcançar o custo de produção calculado. Na prática, sempre está maior, e ele não sabe o que fazer.

O controle do processo produtivo com indicadores por área, treinamento dos operadores, avaliação dos materiais utilizados, das ferramentas, do ambiente, fardamento, EPIs, são medidas que devem ser tomadas e acompanhadas cotidianamente. O descarte de resíduos e a qualidade desses resíduos, precisam ser controlados e medidos.

Conclusão sobre os gastos e custos invisíveis

Os custos invisíveis são resultado de muitas possibilidades. Estão localizados tanto nas áreas administrativas (meio), como nas áreas produtivas (fim). Esses gastos consomem recursos importantes e por vezes, são necessárias pequenas intervenções para reverter grandes impactos.

A posição estratégica do gestor do negócio é importante para que ele possa apreciar o seu negócio como se estivesse olhando para a rua, a partir do quarto andar de um edifício. Essa visão de fora, holística, vai ajudar a perceber os pontos onde uma pequena intervenção pode gerar grandes resultados.

Estar na operação (casa de máquinas), não vai ajudar a conquistar essa visão. A chave é dedicar tempo a trabalhar PARA o negócio e não NO negócio. Isso faz toda a diferença!

Se você precisa de ajuda para desenvolver as habilidades necessárias para conquistar resultados extraordinários em seu negócio, conte conosco!

Zaíra Vasconcelos